۱۵ قانون و آداب ایمیل زدن و ایمیل نوشتن که هر حرفه ای باید بداند

چگونه حرفه ای ایمل بزنیم؟ چگونه حرفه ای ایمیل بنویسیم؟ قوانین و چهارچوب هایی که در ایمیل زدن باید رعایت کنیم چه مواردی است؟ اگر که با ایمیل زدن سر و کار داریدف قوانین و مقرراتی برای ایمل زدن در سراسرز جهان وجود دارد که هر یک را اینجا با کمک شما کاربران هاو کن یو مطالعه و برسی می کنیم.

به طور میانگین، کارمندان  ایالات متحده  آمریکا  یک چهارم  از زمان کاری خود در طول هفته را، صرف جستجو در میان صدها ایمیلی که همه روزه دریافت و یا ارسال می‌کنند، می‌نمایند.

اما با وجود این واقعیت که همه ما  به دکمه های ارسال و پاسخ ایمیل‌هایمان چسبیده‌ایم،  خانم Barbara Pachter،  که یک مربی حرفه ای  در زمینه شغل و کسب و کار است، راه‌کارهایی حرفه‌ای و فراوانی برای استفاده از ایمیل را برای شما کاربران هاو کن یو  بیان کرده است، که ممکن است هنوز خیلی از افراد با این راه‌کارها آشنایی نداشته باشند.

در حقیقت، به دلیل حجم بالای پیام‌هایی که هر روز در حال خواندن و نوشتن آن‌ها هستید، احتمال به وقوع پیوستن اشتباهات ناخواسته‌ی هنگام ایمیل زدن، برایتان بالاتر می‌رود و این اشتباهات گاهی اوقات می‌توانند عواقب جدی و  حرفه ای داشته باشد.

 خانم Pachter اصول  پایه‌ای   قوانین ایمیل زدن مدرن را  در کتاب  خود به اسم Essentials of Ethics Business به اختصار بیان کرده است.  و ما در این مقاله مهم ترین قواعدی را که لازم است بدانید را برای شما گردآوری کرده‌ایم برای شما کاربران مهیا کرده ایم. اجازه دهید نگاهی به این موارد حیاطی بیاندازیم.

البته شما کاربران هاو کن یو اگر علاقه مند به ایمیل مارکتینگ و تکنیک های آن در سال ۲۰۱۸ هستید می توانید لینک ان را در یز از مجموعه مقالات ما مشاهده و مطالعه کنید.

[su_button url=”http://www.howcanu.com/tech/internet/%D8%AA%DA%A9%D9%86%DB%8C%DA%A9-%D9%87%D8%A7%DB%8C-%D8%A7%DB%8C%D9%85%DB%8C%D9%84-%D9%85%D8%A7%D8%B1%DA%A9%D8%AA%DB%8C%D9%86%DA%AF/” target=”blank” style=”soft” background=”#3c9161″ color=”#ffffff” size=”5″ wide=”yes” icon=”icon: backward” icon_color=”#ffffff” text_shadow=”0px 0px 0px #000000″]ایمیل مارکتینگ چیست؟ (۱۷ تکنیک ایمیل مارکتینگ در سال ۲۰۱۷) [/su_button]

 در بخش مربوط به  موضوع (Subject) ، موضوع را روشن و صریح بنویسید

نمونه هایی از یک موضوع خوب عبارتند از: “تاریخ جلسه تغییر داده شده است”، “سوال سریع درباره ارائه شما” یا “پیشنهادات برای پروپوزال”.

به گفته Pachter غالبا مردم با توجه به  موضوع ایمیل تصمیم می‌گیرند که یک ایمیل را باز کنند و یا خیر. موضوعی  را انتخاب کنید که به خواننده القا کند که شما  در این ایمیل به  نگرانی ها و مسائل مربوط به کسب و کار فرد مقابلتان اشاره کرده‌اید.

از یک آدرس ایمیل حرفه‌ای استفاده کنید

اگر برای یک شرکت کار می کنید، باید از آدرس ایمیل همان شرکت استفاده کنید. اما اگر از یک حساب ایمیل شخصی استفاده می کنید (حتی اگر شما برای خودتان مشغول به کار هستید) و یا فقط گاه به گاه از آن ایمیل برای مکاتبات مربوط به کار استفاده می‌کنید، باز هم حتما هنگام انتخاب آدرس ایمیل دقت نمایید.

همیشه  آدرس ایمیلی را انتخاب کنید که در برگیرنده نام شما باشد و به این طریق گیرنده ایمیل را از  این که چه  شخصی آن ایمیل را ارسال کرده است آگاه سازید.

هرگز از آدرس ایمیل هایی که آن‌ها را با توجه به ایام و القاب دوران مدرسه خود ساخته‌اید استفاده نکنید.( ایمیل‌هایی مثل beerlover@  و یا babygirl٬@) این دسته از ایمیل‌ها برای  استفاده در محل کار مناسب نیستند. در حقیقت برای انتخاب آدرس ایمیل اصلا مهم نیست  که چیزی را خیلی دوست دارید.

قبل از این‌که  دکمه پاسخ به همه (Reply All ) را فشار دهید، دوباره فکر کنید

هیچ کس دوست ندارد که  همه ایمیل‌های ارسالی از ۲۰ نفر را که  هیچ ارتباطی با او ندارند، را  مطالعه کند. با وجود نوتیفیکیشن‌های پیغام‌های جدید در تلفن های هوشمند و یا پیام های pop-up  گیج کننده موجود در صفحه  نمایش کامپیوتر، نادیده گرفتن ایمیل  امری دشوار می‌باشد. به گفته Pachter  از فشردن دکمه “پاسخ به همه”  (Reply All) اجتناب کنید، مگر در مواردی که واقعا نیاز می‌بینید که هم آٰن افراد باید در لیست ارسال شما باشند.

در پر کردن بخش امضا یا مشخصه‌ی ایمیل (Signature) محدودیت‌هایی را رعایت کنید.

به پیشنهاد Pachter   سعی کنید تا با پر کردن بخش Signature  برخی از اطلاعات لازم را در اختیار گیرنده ایمیل‌هایتان بگذارید. به صورت کلی این اطلاعات می‌توانند شامل نام کامل شما ،سمت شغلی شما، نام محلی که در آن کار می‌کنید و اطلاعات تماسی  از جمله شماره تلفن شما باشند. همچنین می توانید یک تبلیغ کوچک برای خودتان اضافه کنید، اما با سخنان اضافه  و استفاده از آثار و جملات ادبی و هنری، بیشتر از اطلاعات مجازی که در بالا ذکر شد، پیش نروید.

در متن ایمیل خود  نیز از  همان فونت(مدل قلم)، اندازه تایپ و رنگی  که در بخش Signature استفاه کرده‌اید، استفاده کنید.

از یک سلام و شروع حرفه ای استفاده کنید

از اصطلاحات عامیانه گفتاری مانند “سلام بچه ها”، “هی چطوری” یا ” سلام به همه ” استفاده نکنید. ماهیت خودمانی نوشته های شما نباید بر روی بخش  سلام و مقدمه ایمیل شما تاثیر بگذارد. مثلا عبارت “هی چطوری” بسیار غیر رسمی است و معمولا نباید در محل کار استفاده شود. به جای این قبیل از عبارات از کلماتی همچون “سلام” ویا “درود” استفاده کنید. علاوه بر این نام طرف مقابل خود را به اختصار ننویسید. مثلا به جای این که بنویسید سلام محمد، بنوسید سلام محمد علی. مگر اینکه از قبل اطلاع داشته باشید  که او ترجیح می‌دهد که فقط به نام محمد صدا زده شود.

زیاد از علامت تعجب (!) استفاده نکنید

به گفته Pachter اگر استفاده از علامت تعجب را دوست دارید، تنها برای تحریک هیجان  از آن استفاده کنید. گاهی اوقات افراد هنگام استفاده از علامت تعجب ذوق زده شده و در آخر عبارت خود تعداد زیادی علامت تعجب می‌گذارند و نتیجه می‌تواند بیش از حد عاطفی و آماتورانه به نظر برسد. علایم نگارشی باید به تعداد مناسب خود ، در نوشته استفاده شوند.

هنگام استفاده از شوخی، محتاطانه عمل کنید

خیلی اوقات بدون دیدن حالت صورت و یا لحن صدای شخص، حالت طنز بودن گفته او می‌تواند یک جدی تصور شد. در یک مبادله حرفه ای، بهتر است که حتی استفاده از شوخی و طنز را کنار بگذارید، مگر این‌ که کاملا به  اخلاق شخص دریافت کننده ایمیلتان آشنایی داشته باشد. همچنین ممکن است  تا چیزی که در نظر شما خنده دار است ، برای  شخص دیگر اصلا خنده‌دار نباشد.

به گفته  Pachter    بعضی اوقات ممکن است تا چیزی فقط هنگام گفت‌وگو خنده دار به نظر برسد و در نوشته آن‌چنان هم خنده‌دار نباشد. پس بی‌شک بهتر است تا از شوخی و طنز در متن ایمیلتان استفاده نکنید.

بدانید که افراد با فرهنگ های مختلف به روش‌های متفاوتی صحبت می کنند و یا می‌نویسند

 به دلیل این که هنگام ایمیل زدن نمی توانید زبان بدن یکدیگر را ببینید و  به دلیل تفاوت های فرهنگی  ویژه در شکل نوشتاری افراد مختلف، ممکن است که  عدم وجود ارتباط متقابل  مابین طرفین پیش بیاید.

متن پیامتان را با توجه  به پس زمینه فرهنگی گیرنده و یا این که چه‌قدر او را خوب می‌شناسید، تنظیم کنید. یک قانون بسیار خوب که لازم است تا آن را به خاطر داشته باشید این است که: کشورهایی با زمینه فرهنگی کهن ( مانند ژاپنی ها، ایرانی‌ها و یا چینی ها) می خواهند قبل از انجام کسب و کار با شما، شما را بیشتر بشناسند. بنابراین این امکان برای شما  وجود خواهد داشت که بتوانید هنگام مکاتبه با همکاران کاری خود از کشورهای ذکر شده در بالا، کمی سبک نوشته هایتان را شخصی تر کنید. از سوی دیگر، مردمی که از کشورهایی با زمینه فرهنگی جدیدتری هستند ( مانند کشورهایی همچون آلمان، آمریکا یا  کشور‌های اسکاندیناوی) ترجیح می دهند تا هنگام خواندن ایمیل، سریعا به موضوع اصلی برسند.

به ایمیل‌هایتان پاسخ دهید – حتی اگر آن ایمیل صرفا برای شما ارسال نشده باشد

پاسخ  دادن به همه پیام‌های ایمیلی که به شما ارسال شده است قطعا امری دشوار خواهد بود، اما باید تلاش خود را بکنید. حتی این سخن شامل زمانی که ایمیلی به طور تصادفی به شما ارسال شده است نیز می‌گردد. به خصوص اگر فرستنده آن ایمیل منتظر  پاسخ آن ایمیل باشد. قطعا پاسخ دادن شما در این مورد امری ضروری نمی‌باشد، اما این کار نشان دهنده آگاهی شما از  آداب و رسوم مکاتبات ایمیلی می‌باشد و خصوصا اگر فرستنده آن ایمیل در همان شرکت یا صنعتی که شما کار می‌کنید، مشغول به کار باشد، قطعا این کار، امری مثبت خواهد بود. به عنوان مثال بنویسید: “می دانم که بسیار مشغول هستید، اما فکر نمی کنم  قصد داشته‌‌اید که این ایمیل را برای من ارسال نمایید و از این بابت لازم دانستم که  به شما اطلاع دهم  تا این ایمیل را به شخص صحیح ارسال نمایید.”

در ایمیل متن هر پیامتان را اصلاح و ادیت کنید

 به گفته  Pachter    گیرنده ایمیل شما  متوجه اشتباهات موجود در ایمیلتان خواهد شد و با توجه به شخص دریافت کننده، حتی ممکن است که او به خاطر این اشتباهات، شما را مورد قضاوت قرار دهد. به سیستم spell-checker ( سیستمی که املای کلمات را به طور اتوماتیک چک  و پیش‌بینی و تصحیح می‌کند) اطمینان نکنید. ترجیحا قبل از ارسال، متن ایمیلتان را  یک دور مطالعه کنید و حتی دوباره آن را با صدای بلند بخوانید. به عنوان مثال یک سرپرست قصد داشت که در پایان نامه‌اش از جمله “Sorry for the inconvenience”    (به معنای معذرت خواهی بابت اسباب زحمت شدن.) استفاده کند و به استفاده از spell-checker اطمینان کرد و به جای کلمه inconvenience  به معنی اسباب زحمت شدن، عبارت incontinence به معنی هرزگی تایپ شده بود.

در آخر، آدرس ایمیل شخص گیرنده را بنویسید

قطعا دوست ندارید که به صورت تصادفی ایمیلتان را قبل از تکمیل نوشتن و تأیید متنتان ارسال نمایید. حتی زمانی که به  یک پیام پاسخ می دهید، برای  احتیاط بهتر  است تا آدرس گیرنده را پاک کرده  و تنها زمانی که مطمئن هستید پیام آماده ارسال است، آن را وارد نمایید.

 دوباره چک کنید که نام گیرنده را  صحیح انتخاب کرده باشید.

هنگام  که مشغول تایپ کردن یک ایمیل از دفترچه آدرس ایمیلتان در خط نام گیرنده (خطی با عنوان TO) هستید، دقت نمایید. این که به اشتباه اسمی را انتخاب کنید، امری آسان است و می تواند برای شما و یا  کسی که به اشتباه ایمیل را دریافت می کند، شرم آور باشد.

از فونت‌های کلاسیک و ساده استفاده کنید

استفاده از فونت‌های خنده‌دار و رنگی زمان و مکان لازم خود را دارد. برای مکاتبات تجاری، فونت ها، رنگ ها و اندازه های خود را کلاسیک و سایده انتخاب کنید.

قانون اصلی: خواندن  ایمیل شما باید برای افراد دیگر آسان باشد. به طور کلی، بهتر است که سایزها ۱۰ تا ۱۲ برای فونتتان استفاده کنید  و یک فونت آسان در خواندن را  مانند فونت‌های Arial، Calibri، یا Times New Roman انتخاب نمایید  و برای رنگ‌ها هم، بهترین انتخاب، رنگ مشکی است.

حواستان به لحنی که ایمیل شما با آن خوانده می‌شود، باشد

همانطور که لحن طنز در خواندن و تفسیر یک نوشته ممکن است به چشم نیاید، لحن صحبت یک نوشته نیز،  بدون دیدن شخص گوینده و شنیدن صدای او نیز ممکن است تا به اشتباه تفسیر شود.  به این ترتیب ممکن است که منظور شما رک و رو راست صحبت کردن بوده باشد اما از چشم مخاطب این لحن به سادگی به معنای عصانیت و بی‌ادبی برداشت شود.  به گفته Pachter    برای جلوگیری از این دسته سوتفاهمات، قبل از این که ایمیلتان را  ارسال نمایید، آن را یک دور با صدای بلند بخوانید. اگر به نظر شما محتوای آن نامناسب بود، قطعا برای خواننده آن نیز، نامناسب خواهد بود.

برای بهترین نتایج، از کلمات صریح و منفی مانند  (“شکست”، “اشتباه” یا “غفلت”) اجتناب کنید و همیشه از کملاتی مانند “لطفا” و “از شما سپاسگزارم” و … استفاده نمایید.

هیچ چیز مطلقا قابل اعتماد نیست- پس بر طبق این قاعده، ایمیل بزنید

همیشه این قاعده کلی را که  حتی ژنرال و رییس سابق سازمان CIA به نام David Petraeus نیز فراموش می‌کرد را به خاطر بسپارید. هر ایمیلی اثراتی از خود بر جای می‌گذارد.

یک قاعده اساسی این است  که زمانی که ایمیل می‌زنید، فرض کنید دیگران نیز چیزی را که  شما می‌‌نویسند  نیز می‌بینند، بنابراین چیزی را که نمی خواهید همه ببینند، در ایمیل ننویسید. به بیان واضح‌تر: هرگز چیزی را که ممکن است سبب لطمه زدن به شما شود و یا باعث آزار دیگران شود را در ایمیل ننویسید. هر چه باشد forward کردن یک ایمیل (ارسال دوباره یک ایمیل) کاری آسان و در بعضی مواقع خطرناک است. پس بهتر است تا به جای این که بعد‌تر متاسف شوید، ایمنی را رعایت نمایید.