برنامهٔ عملیاتی (Action Plan) چیست؟ چگونه به کمک یک برنامهٔ عملیاتی به اهداف خود برسیم؟ سؤالی که کمتر کسی از خود می‌پرسد.
وجود اهداف در زندگی ضروری است به‌هیچ‌وجه قابل‌انکار نیست. این اهداف هستند که به زندگی هدف و معنا می‌دهند؛ اما اهداف به‌سادگی و به‌خودی‌خود به دست نمی‌آیند. باید یک برنامهٔ عملیاتی داشته باشید تا به شما دررسیدن به اهدافتان کمک کند.
با داشتن یک برنامهٔ عملیاتی ایدهٔ شفافی از اینکه چگونه به‌جایی که می‌خواهید برسید، برای رسیدن به آنجا چه چیز می‌خواهید و چگونه انگیزهٔ لازم برای ادامهٔ مسیر را بیابید، خواهید داشت. بدون داشتن برنامه‌ای که به آن متعهد باشید، مردد و منحرف شدن از مسیر بسیار آسان است. به همین دلیل است که بسیاری از افراد در حفظ تصمیمات سال جدیدشان با شکست مواجه می‌شوند. بدون داشتن یک برنامه‌ریزی مؤثر و کارآمد، همیشه راهی برای انجام نشدن امور وجود خواهد داشت.
با در ذهن داشتن این موضوع، در این مقال، روش ایجاد یک برنامهٔ عملیاتی برای شما ارائه‌شده است تا به شما کمک کند به هر هدف شخصی‌ای که تعیین کرده‌اید، برسید.
چرایی هدفتان را مشخص کنید
یک تست سریع برای شما وجود دارد که می‌توانید همین حالا آن را انجام دهید.
برای انجام این تست کافی است به اهدافی که قبلاً تعیین کرده‌اید فکر کنید. اکنون در مورد اهدافی که به آن‌ها دست‌یافته‌اید و به آن‌هایی که دست نیافته‌اید فکر کنید.
هدف از این آزمایش این است که به یک موضوع مشترک توجه کنید. اهدافی که دررسیدن به آن‌ها موفق عمل کرده‌اید دارای نیتی بوده‌اند. به‌عبارت‌دیگر چرایی هدف خود را می‌دانسته‌اید و جواب این “چرا” انگیزهٔ لازم برای ادامهٔ راه را برای شما تأمین می‌کرده است.
سایمون سینک (Simon Sinek) نویسندهٔ کتاب: “چرایی‌ات را جستجو کن: یک راهبرد عملی برای یافتن مقصد شما و تیمتان” این‌گونه توضیح می‌دهد:
زمانی که چرایی هدفتان را درک کنید، قادر خواهید بود به‌طور شفاف پاسخ این سؤال را که “چه چیز باعث می‌شود حس رسیدن و برآورده شدن خواسته‌هایتان در شما به وجود آید؟” را بیابید. همچنین بهتر درک کنید که در بهترین حالت، چه چیز رفتارتان را هدایت می‌کند. وقتی بتوانید این مسئله را متوجه شوید، یک نقطهٔ مرجع برای تمام‌کارهایی که بعدازآن انجام خواهید داد، به دست خواهید آورد.”
این به‌نوبهٔ خود باعث می‌شود تصمیم‌گیری‌های بهتر و انتخاب‌های شفاف‌تری داشته باشید. سینِک همچنین اظهار دارد:
“شما قادر خواهید بود انتخاب‌های ارادی‌تری برای کسب‌وکارتان، شغلتان وزندگی‌تان داشته باشید. قادر خواهید بود دیگران را تشویق کنید تا محصولات شمارا خریداری کرده، با شما کار کنند و به اهداف شما ملحق شوند.”
جان هال (John Hall) دستیار مؤسس و مدیر اپلیکیشن کلندر(Calendar) است، یک اپلیکیشن پیشرو در زمینهٔ برنامه‌ریزی و بهره‌وری که روش مدیریت و سرمایه‌گذاری زمانی شمارا تغییر می‌دهد. در این مقاله نمونه‌ای که به‌تازگی در زندگی جان هال رخ‌داده است، توضیح داده‌شده است:
در اوایل سال جاری او تصمیم می‌گیرد سلامت خود، به‌خصوص کاهش وزنش را، در اولویت بالاتری قرار دهد. به گفتهٔ خود او انتخاب این هدف به این دلیل است که انرژی بیشتری در محل کار به او می‌بخشد، خوابش را بهبود می‌دهد و به او کمک می‌کند تا پدر بهتری باشد. تمامی این عوامل دست‌به‌دست هم داده‌اند تا به او یک نیت بلندمدت دهند نه یک هدف کوتاه‌مدت و سطحی مثل خوب به نظر رسیدن در یک مهمانی چندساعته.
قبل از اینکه شروع به ایجاد یک برنامهٔ عملیاتی کنید به این فکر کنید که چرا در حال تعیین یک هدف جدید هستید. انجام این کار شمارا راهنمایی می‌کند تا در این مسیر پیش بروید و وقتی کار سخت شد که قطعاً چنین خواهد شد، یک ستارهٔ قطبی به‌عنوان قطب‌نما و راهنما داشته باشید.
اهداف خود را بنویسید
حالا که یک هدف در ذهن خوددارید وقت آن رسیده است که آن را ازسرتان بیرون آورده و روی یک‌تکه کاغذ پیاده‌اش کنید. اگرچه می‌توانید از طریق یک اپلیکیشن نیز این کار را به‌صورت الکترونیکی انجام دهید اما تحقیقات نشان داده‌اند که وقتی اهدافتان را روی کاغذ می‌نویسید 42 درصد شانس بیشتری برای دستیابی به آن‌ها دارید.
این مورد به‌خصوص برای صاحبان کسب‌وکار از اهمیت خاصی برخوردار است. اگر خودشان زمانشان را برنامه‌ریزی نکنند، افراد دیگر و کارهای دیگر آن‌ها را در یک‌زمان برنامه‌ریزی‌شده قرار می‌دهند.
دلیل این کار به نحوهٔ کارکرد مغز برمی‌گردد. چراکه وقتی به‌طور فیزیکی یک هدف را می‌نویسید در حال برقراری ارتباط با طرف چپ مغز خود هستید که بخش واقعی و منطقی است. درنهایت انجام این کار پیامی را به مغز شما منتقل می‌کند که شما به‌طورجدی قصد رسیدن به آن هدف‌دارید. حتی شمارا تشویق می‌کند تا ناخودآگاه خود را بازکرده و ایده‌های جدیدی در ذهن خود پرورش دهید و اهداف خود را به ثمر بنشانید.
اهداف خود را هوشمند (SMART) کنید
هوشمند و یا اسمارت کردن اهداف یک سیستم رایج در مدیریت کسب‌وکار است. چون تضمین می‌کند هدفی یا اهدافی که تعیین کرده‌اید هم واقع‌بینانه و هم دست‌یافتنی هستند. این نکته می‌تواند به‌عنوان یک مرجع برای راهنمایی شما طی برنامهٔ عملیاتی‌تان به کار رود.
با تعیین کردن یک هدف اسمارت می‌توانید شروع به سرازیر کردن فکرهای بکر در مورد گام‌ها، کارها و ابزارهایی لازم برای اثربخشی عملتان، کنید. به این کار طوفان فکری یا brainstorm می‌گویند.
- حرف S برای خاص بودن (specific): شما باید ایده‌های خاصی در مورد آنچه می‌خواهید به دست بیاورید داشته باشید. برای شروع به کلمات پرسشی‌ای از قبیل چه کسی؟ چه چیزی؟ کجا؟ چه زمانی؟ و چرا؟ پاسخ دهید.
- حرف M برای قابل‌سنجش بودن (measurable): برای اینکه مطمئن شوید به هدفتان می‌رسید، معیارهای ملموسی را برای سنجش میزان پیشروی در اهدافتان تعیین کنید. چگونگی جمع‌آوری داده و اطلاعات را مشخص کنید.
- حرف A برای قابلیت دسترس بودن (accessible): به ابزارها و مهارت‌هایی که برای رسیدن به هدفتان نیاز دارید فکر کنید. اگر آن‌ها را در اختیار ندارید راه دستیابی به آن‌ها را بیابید. آیا برای به دست آوردن آن‌ها می‌توانید در کلاس‌های آنلاین شرکت کنید؟ دوستی را الگوی خود قرار دهید؟ یا ویدئوهای یوتیوب را تماشا کنید و تمرین کنید؟
- حرف R برای مرتبط بودن (relevance): چرا این هدف برایتان مهم است؟ آیا این هدف با اهداف دیگرتان هم‌تراز است؟ این نوع سؤالات می‌تواند در تعیین مقصود واقعی هدف و اینکه آیا ارزش پیگیری دارد یا خیر، به شما کمک کند.
- حرف A برای محدودهٔ زمانی (time bound): هدف شما چه روزانه، چه هفتگی و چه ماهیانه باشد، در نظر داشتن یک محدودهٔ زمانی مشخص می‌تواند به شما انگیزه دهد تا هر چه زودتر دست به عمل بزنید.
باکمی تحقیق بیشتر می‌توانید اطلاعات با جزئیات بیشتری را در مورد اسمارت کردن هدف به دست آورید.
هر بار یک‌قدم بردارید
آیا تابه‌حال با ماشین خود به سفر رفته‌اید؟ در این نوع سفرها اگر راه را بلد نباشید برای رفتن از نقطهٔ A به نقطهٔ B باید از یک نقشه استفاده کنید. این نقشه می‌تواند یک نقشهٔ کاغذی قدیمی یا اپلیکیشن پیشرفتهٔ موبایل باشد، به‌هرحال فرقی نمی‌کند. همین ایده را می‌توان به ایجاد یک برنامهٔ عملیاتی تعمیم داد.
برنامهٔ عملیاتی شما هم مانند یک نقشه باید دارای دستورالعمل‌های گام‌به‌گام در مورد چگونگی رسیدن به هدفتان باشد؛ به‌عبارت‌دیگر، این اهداف کوچک‌تر هستند که به شما کمک می‌کنند به‌جایی که می‌خواهید برسید.
به‌عنوان‌مثال، اگر می‌خواهید وزن کم کنید باید عوامل کوچک‌تر مانند کالری دریافتی و کالری سوخته شده، تعداد دقایقی که ورزش می‌کنید، مدت‌زمانی که پیاده‌روی می‌کنید و کیفیت خواب خود را در نظر بگیرید. هر یک از این عوامل نقشی را در کاهش وزن ایفا می‌کنند. حتی ممکن است شمارا تشویق کنند به سایر ابعاد نیز نگاهی بی اندازید مثلاً استرس. کورتیزول، هورمون استرس، می‌تواند یکی از عواملی باشد که وزن بدن شما کاهش نمی‌یابد. به‌این‌ترتیب کاهش سطح استرس را به‌عنوان عاملی که می‌تواند به کاهش وزن منجر شود در نظرخواهید گرفت.
این موضوع می‌تواند مانند بسیاری از کارها قابل‌توجه و بزرگ به نظر برسد اما باعث می‌شود برنامهٔ عملیاتی شما کمتر سخت و طاقت‌فرسا به نظر برسد و کنترل‌پذیرتر جلوه کند. مهم‌تر از همه اینکه این کار به شما کمک می‌کند تا در هر گام اقدامات خاصی که باید انجام دهید، یا رفتارهایی که باید تغییر دهید را تعیین کنید.
کارهای خود را در برنامهٔ عملیاتی خود اولویت‌بندی کنید
بعد از شکل گرفتن گام‌های عملیاتی‌تان، فهرست خود را مرور کرده و کارها و وظایف را به ترتیبی قرار دهید که بهترین کار آیی را داشته باشند. به‌این‌ترتیب شما با مهم‌ترین گامی که بر روی کارتان بیشترین تأثیر را دارد، دست‌به‌کار خواهید شد.
به‌عنوان‌مثال، اگر شغلی دارید که در آن نیاز به نشستن‌های طولانی‌مدت دارد و از طرفی می‌خواهید وزنتان را کاهش دهد اولین گام شما باید این باشد که کمی فعال‌تر شوید. به همان ترتیب می‌توانید زمان بیشتری را به برنامهٔ ورزش کردنتان در نظر بگیرید. گام بعدی می‌تواند این باشد که رژیم غذایی‌تان را تغییر دهید، مثلاً اینکه قبل از شام سالاد بخورید یا از پرخوری اجتناب کنید یا به‌جای نوشابه آب‌های طعم دار بنوشید.
کارها و وظایف خود را برنامه‌ریزی کنید
تعیین یک محدودهٔ زمانی برای اهدافتان یک لازمهٔ مهم است. این کار مانع از به تأخیر انداختن شروع برنامهٔ عملیاتی شما می‌شود. بااین‌حال رمز کار این است که واقع‌بین باشید. به‌عنوان‌مثال، طی دو هفته 10 کیلوگرم وزن کم کردن عملاً غیرممکن است.
همچنین باید زمان شروع و پایان را برای تک‌تک گام‌هایی که برای برنامهٔ عملیاتی خود ایجاد کرده‌اید، مشخص کنید؛ و به‌علاوه محدودهٔ زمانی برای به انجام رساندن هر یک از وظایف خاص را تعیین کنید. اضافه کردن آن‌ها به برنامه‌ریزی‌تان، تضمین می‌کند که وقتی این کارها باید انجام شوند شما روی آن‌ها متمرکز خواهید ماند و اجازه نمی‌دهد کار دیگری حواس شمارا پرت کند. به‌عنوان‌مثال، اگر زمان باشگاه رفتن را برنامه‌ریزی کرده باشید، هیچ‌چیز دیگری را در این چارچوب زمانی برنامه‌ریزی نمی‌کنید.
از وسوسهٔ برنامه‌ریزی برای انجام دو کار به‌طور هم‌زمان بر حذر باشید. بعضی از فعالیت‌ها واقعاً می‌توانند ترکیب شوند، مثلاً برخی از افراد می‌توانند بدوند و هم‌زمان با دوستانشان هم حرف بزنند اما همهٔ افراد نمی‌توانند این کار را انجام دهند. خودتان را گول نزنید که می‌توانید هم بنویسید و هم به‌طور هم‌زمان یک برنامهٔ تلویزیونی که توجهتان را جلب می‌کند، ببینید.
اگرچه می‌توانید از یک پلنر یا تقویم کاغذی استفاده کنید اما تقویم‌های آنلاین هم وجود دارند که می‌توانند گزینهٔ بهتری باشند. شما می‌توانید از آن‌ها استفاده کنید تا موعدهای مقرر و تاریخ‌های مهم را برای هر گامی که باید انجام دهید، تعیین کنید. همچنین می‌توانید آن‌ها را با افرادی که لازم است در جریان کارهایتان باشند، به اشتراک بگذارید (مثلاً پارتنر ورزشی و یا مربی‌تان).
در مسیر عادت‌های سالم خود باقی بمانید
بدون داشتن عادت‌های سالم، رسیدن به اهداف حتی چالش‌برانگیزتر نیز می‌شود. می‌توانید 5 روز در هفته به باشگاه بروید، اما اگر هرروز برای ناهار یک همبرگر بخورید تمام تلاش‌ها و کارهای سختی که انجام داده‌اید را خنثی می‌کنید. می‌توانید آن فست فود را با وعدهٔ مغذی‌تری جایگزین کنید تا به هدف کاهش وزنتان دست پیدا کنید.
بیایید فرض کنید اگر اهداف شما در حیطهٔ کاریتان باشد چگونه باید در مسیر موفقیت بمانید؟
مثلاً می‌خواهید یک سخنران حرفه‌ای شوید و در جمع بهتر صحبت کنید. اگر سخنرانی‌تان را در جلسات سخنرانی بزرگ و رسمی تمرین و اجرا می‌کنید اما از موقعیت‌هایی که نیازمند سخنرانی بدون تمرین است، مانند دور همی‌های شبکه‌های اجتماعی یا جلسات اجتماعی، اجتناب می‌کنید، کمکی به خودتان نمی‌کنید. شما باید به این فکر کنید که چه چیز به تغییر شما در جهت کسی که می‌خواهید باشید کمک می‌کند، نه اینکه ببینید ساده‌ترین کار و راحت‌ترین کار چیست و آن را انجام دهید.
موارد موجود در برنامهٔ عملیاتی خود را مرور و بررسی کنید
ممکن است فکر کنید زمان زیادی را صرف تهیه فهرست‌ها کرده‌اید. این کار نه‌تنها اهداف شمارا واقعی می‌کند، بلکه برنامهٔ عملیاتی شمارا سازمان‌دهی می‌کند، آن را منظم نگه می‌دارد، یک احساس فوریت ایجاد می‌کند و موقعیتی را برای دنبال کردن روند پیشرفتتان به شما می‌دهد. فهرست‌ها با ایجاد ساختار اضطراب شمارا کاهش می‌دهند. شما می‌دانید که دقیقاً چه‌کاری باید انجام دهید و این کاری در چه زمانی باید انجام شود.
یک مورد به‌خصوص دیگر در مورد فهرست‌ها وجود دارد؛ و آن این است که وقتی انجام کاری را در برنامهٔ عملیاتی خود تیک می‌زنید، مغز شما دوپامین ترشح می‌کند. (انواع مولکول‌ها و مواد شیمیایی، در مغز شما تردد و رفت‌وآمد می‌کنند و کمک می‌کنند که فرایند اندیشیدن و تحلیل کردن و کنترل بدن، به‌درستی انجام شود؛ اما هیچ‌یک، شهرت دوپامین را به دست نیاورده‌اند! دوپامین کارکردهای متعددی دارد که کمک به کنترل حرکت و کنترل توجه، خواب، حافظه، خلق و پیش‌بینی لذت، تنها موارد محدودی از آن‌ها است)
این پاداش باعث می‌شود شما احساس خوبی داشته باشید و بخواهید این احساس دوباره تکرار شود. اگر هرروزی که به باشگاه می‌روید را در تقویمتان خط بزنید، دوست دارید که رضایت حاصل از آن علامت ضربدر را دائماً تجربه کنید. این یعنی به باشگاه رفتن خود ادامه خواهید داد.
مرور کرده و هر جا که لازم است از نو شروع کنید
رسیدن به هر هدف شخصی‌ای، فرآیندی دارد. اگرچه یک‌شب به یک هدف رسیدن خیلی عالی به نظر می‌رسد اما این کار نشدنی است و نیازمند صرف زمان است. در طول مسیر ممکن است عقب‌نشینی‌هایی را تجربه کنید. به‌جای اینکه ناامید شوید و صرف‌نظر کنید، مرورها و بررسی‌های مکرر را به‌صورت روزانه، هفتگی و ماهیانه در برنامه خود بگنجانید تا میزان پیشروی خود را بسنجید.
اگر درجایی که امید داشتید که باشید، نیستید؛ ممکن است لازم باشد نقشهٔ راهتان را تغییر دهید. دوباره روی آن کارکنید تا بتوانید به هدفی که تعیین کرده‌اید برسید.
اصل اساسی
فرقی نمی‌کند در زندگی می‌خواهید به چه چیزی برسید؛ کاهش وزن، یادگیری یک مهارت جدید، یا به دست آوردن پول بیشتر، درهرحال باید برنامهٔ عملیاتی داشته باشید. این به شما کمک می‌کند تا گام‌های واقع‌بینانه و چارچوب‌های زمانی‌ای برای رسیدن به هدفتان در نظر بگیرید. همهٔ شما در طول مسیر رسیدن به اهدافتان لغزش‌هایی را خواهید داشت. بهترین مزیت یک برنامهٔ عملیاتی این است که وقتی لغزش اتفاق بیفتد شمارا دوباره به مسیر بازمی‌گرداند.
آیا شما صاحبان کسب‌وکار از برنامهٔ عملیاتی برای پیشرفت خود استفاده می‌کنید؟ دوستان خود را برای آشنایی با Action Plan به خواندن این مقاله دعوت کنید. گروه هاوکن‌یو همواره از نظرات و پیشنهاد‌ها شما کاربران عزیز استقبال می‌کند.
برای ارسال دیدگاه خود، ابتدا وارد حساب کاربری خود شوید.
ورود