در یک کنفرانس کجا بشینیم ؟ (راهنمای شرکت در جلسه)

وقتی وارد یک اتاق کنفرانس می‌شوید، با تصمیم بزرگی مواجه می‌شوید. بهترین جای نشستن کجاست؟ آیا باید نزدیک رئیس بنشینم؟ کجا برای نشستن مناسب است؟! جای نشستن شما در یک همایش بیش از آنچه فکر می‌کنید، اهمیت دارد! و علم نکات جالبی برای ما دارد که در کدام قسمت یک کنفرانس بنشینیم و چطور انتخابمان را بهینه کنیم.

همه صندلی های کنفرانس برابر نیستند

رابرت سامر، روانشناس محیط زیست، اولین کسی بود که فهمید جای نشستن ما در کنفرانس، به شدت بر چند چیز تاثیر می‌گذارد: درکی که دیگران نسبت به شما پیدا می‌کنند؛ به چه شکل قلمروتان را مشخص می کند؟ احساسات شما نسبت به دیگران و آنچه در جلسه گفته می‌شود؛ آیا شما احساس می کنید بخشی از جمع هستید یا این‌که در جمع اضافه اید؟ وضعیت روابط شما با دیگرانی که در اتاق کنفرانس هستند؛ چقدر به رئیس نزدیک هستید؟ وقت آن است که ببینیم علم در جواب این سوالات چه می گوید. این نحوه انتخاب بهترین مکان برای نشستن در یک جلسه است.

طرح شما برای بازی

یک اتاق کنفرانس را در نظر بگیرید:

مکان A (بازیکن قدرتمند): این صندلی معمولا برای رئیس، افراد مهم یا شخصی که این جلسه را رهبری می کند، رزرو شده است. این امر به ویژه در صورتی درست است که یک نمایشگر پروژکتور در پشت آنها باشد.

مکانهای B و C (هم پیمان ها): افرادی که درست کنار رئیس می نشینند معمولا به عنوان حامی بازیکن قدرتمند شناخته می شوند. این موضوع ممکن است در حقیقت صادق نباشد. با این حال، در این مکان می توانید چیزهایی را در گوش رئیس زمزمه کنید. همچنین اگر گروه در حال صحبت کردن باشد احتمال بیشتری وجود دارد که باز هم حرف‌های رییس را بشنوید. دکتر ریچارد وینترز از کلینیک مایو که یک مربی حرفه‌ای و اجرایی برای رهبران مراقبت‌های بهداشتی است، این مواضع را مواضع جناحی می‌نامد:

«وقتی در این مکان‌ها نشسته اید، می توانید با همکاری در جریان جلسه خود تاثیر بگذارید. شما می توانید توجه دیگران را به موضوعات جلب و یا از موضوعات دور کنید. شما می‌توانید سرعت جلسه را به زیاد یا کم کنید.» تفاوت بین B و C چیست؟ادامه مطلب را بخوانید

موقعیت D (موقعیت میانی): این مکان بخاطر موقعیتی که در میز کنفرانس دارد، ارتباط چشمی و اجازه صحبت کمتری به شما می دهد. این می تواند مکان خوبی برای بودن در عوالم دیگر باشد. اگر انتخابی ندارید و باید در وسط قرار بگیرید، اگر می‌خواهید شنیده شوید باید آماده صحبت کردن باشید.

نکته مهم: اگر کمی به جلو خم شوید و دستتان را کمی بالا ببرید، می‌توانید ارتباط چشمی و توجه دیگران را به خود جلب کنید.

موقعیت E (حریف): اگر روبروی رئیس خود بنشینید، بهتر است چیزهای زیادی برای گفتن داشته باشید. به طور معمول، وقتی روبروی کسی می نشینیم، احساس مخالفت بیشتری نسبت به او داریم. اگر در این صندلی می نشینید با دقت از این موضوع آگاه باشید. اگر می‌خواهید یک مخالف باشید، آماده صحبت کردن مستقیم با بازیکن قدرتمند باشید. اگر نمی‌خواهید مخالف باشید، اما به زور در این صندلی نشسته اید، بیشتر به صورت کلامی و غیر کلامی حمایت کنید. برای خنثی کردن ویژگی صندلی خود، بیشتر لبخند بزنید، بیشتر سر تکان دهید و بازخورد حمایتی بیشتری نشان بدهید.

[su_box title=”توصیه مهم” box_color=”#fa264d”]گاهی وقتی دو نفر جلسه‌ای را رهبری می‌کنند، در دو سوی میز می‌نشینند. این راهی خوب برای نمایش یک دیدگاه متعادل، با اطلاعات دریافتی از هر دو طرف است.[/su_box]

موقعیت E (تماشاچی): نیاز دارید جلسه را ترک کنید؟ نمی خواهید شنیده شوید؟ هنوز یک بازیکن قوی نیستید؟ این مکان برای شما است. این مکان می تواند نزدیک در باشد؛ به خصوص اگر مجبور به ترک کردن جلسه باشید، یا به عنوان دستیار پشت سر رئیس باشید.

مهارت های سخنرانی کردن که شما را باهوش تر نشان می دهد

هدف شما چیست؟

هدف یا مود شما در یک جلسه چیست؟ دکتر وینترز دریافته است که مردم عموماً یا می خواهند دیده شوند و شنیده شوند یا این کار را نکنند. من متوجه شده ام که ما در تلاشیم تا دو رفتار را در یک جلسه متعادل کنیم:

حالت توجه: من می خواهم زیاد صحبت کنم. می خواهم شنیده شوم. می‌خواهم جلب توجه کنم.

حالت اختفا: من می خواهم کمتر صحبت کنم. نمی خواهم کسی متوجه من شود. حتی ممکن است بخواهم مخفی شوم.

هیچ یک از این‌ها غلط نیستند، اما مهم است که هدفمند باشند. زمانی که شما چیز زیادی برای در جلسه گفتن ندارید، مدل اختفا می‌تواند برای گوش دادن به جلسه عالی باشد. اگر می‌خواهید توسط رئیس مورد توجه قرار بگیرید و یک نقش رهبری بگیرید، حالت توجه می تواند عالی باشد.

حرف اصلی: شما باید قبل از رفتن به اتاق هدف و یا مد خود را بدانید. این به شما کمک می‌کند بهترین جا برای نشستن را انتخاب کنید.

کمابیش صحبت کنید

آیا زیاد به دستشویی می روید؟ آیا باید زودتر جلسه را ترک کنید؟ آیا ممکن است تماس فوری از طرف یک مشتری دریافت کنید؟ قهوه میخواهید؟ این سوالات کوچک به نظر می‌رسند، اما زمانی که شما با سر و صدا مجبور به ترک یک جلسه هستید، این طور نیستند. قبل از اینکه روی یک صندلی ولو شوید، درباره برنامه و اینکه آیا ممکن است جلسه را ترک کنید، فکر کنید. هیچ چیز در یک جلسه بدتر از زمانی نیست که شما می خواهید یک نکته مهم را مطرح کنید و یک نفر بر روی صندلی‌های خود می‌خزید تا به دستشویی برود.

حرف اصلی: این فرد نباشید. اگر شما ممکن است مجبور شوید آنجا را ترک کنید، در موقعیت D یا F قرار بگیرید.

B بزرگ

آن B بزرگ کیست؟ رئیس شما! تصمیم گیرنده! پنیر بزرگ … من حدس می زنم که این C بزرگ خواهد بود. بسیار خوب، رییس شما باید بر انتخاب جایگاه شما تاثیر بگذارد. قبل از این که تصمیم بگیرید، باید اهداف خود را بدانید. علم اینجا بیان واضحی دارد. تحقیقات دانشگاه کورنل نشان داد که:

هرچه به فردی فیزیکی نزدیکتر باشید، از نظر احساسی به آنها نزدیکتر می شوید.

به عبارت دیگر، هرچه بیشتر در کنار رئیستان بنشینید، درک آنها از همدلی قویتر خواهد بود. نزدیک بودن تنها مساله ای نیست که باید در نظر گرفت. همچنین نیاز دارید در مورد خط دید فکر کنید. اگر شما چیزهای زیادی برای گفتن به رئیستان دارید، نیاز دارید که روبروی ریسستان بنشینید؛ این گونه شما در خط مستقیم دید او قرار دارید. این موقعیت با کمی ریسک همراه است، اما اگر می خواهید تاثیر داشته باشید، ممکن است یک انتخاب استراتژیک خوب باشد.

چگونه در مذاکرات پیروز شویم؟

حرف اصلی: از رئیس به عنوان یک قطب نما استفاده کنید.

اهمیت کناره ها

این بحث مورد علاقه من برای این مقاله است! آیا شما باید در سمت راست یا چپ یک بازیکن قدرتمند بنشینید؟ علم واضح می‌گوید: اگر می‌خواهید شنیده شوید، در سمت چپ یک بازیکن قدرت بنشینید. اگر نمی خواهید توجه شما جلب نشود، در سمت راست یک بازیکن قدرت بنشینید.

این امر در کسب وکار و حتی تدریس صادق است! یک مطالعه نشان داد که معلمان به نوعی بی توجه به دانش آموزانی هستند که در سمت راست‌شان می نشینند و دانشجویانی که در سمت چپ نشسته اند، بهتر عمل می کنند و بیشتر فراخوانده می شوند. همانطور که در تجارت نیز صادق است: تحقیقات نشان می دهد که وقتی شما در سمت چپ یک مشتری بالقوه نشسته اید، معاملات بیشتری انجام میشود.

حرف اصلی: بهترین انتخاب برای مدل توجه A، B و E هستند. بهترین گزینه برای مدل اختفا D، F ، C است.

در انتخاب جا حرفه ای باشید

اگر می خواهید صاحب یک جایگاه عالی باشید، چند نکته‌ی مهم برای شما دارم:

توجه داشته باشید: به طور معمول، مردم یک صندلی مشخص را بارها و بارها انتخاب می‌کنند. به جایی که رئیس تان معمولا می نشیند توجه کنید. دقت کنید به جایی که صحبت کنندگان جلسه معمولا می‌نشیند؛ آیا می خواهید به راحتی آنها را ببینید، به راحتی آنها را بشنوید، یا کاملا دور از آنها باشید؟ زود برسید. ترجیح می‌دهم وارد اتاقی کاملا خالی شوم تا یک اتاق پر که مجبور شوم روی صندلی روبروی رییس یا صندلی های کناری بنشینم.

چگونه لباس بپوشیم؟

فقدان صندلی رهبر: گاهی شما وارد یک اتاق می‌شوید و میز کنفرانس برای رییس صندلی ندارد. این کار احتمالا تلاشی برای همسان کردن افراد اتاق است. نگران نباشید! در این حالت، موقعیت کمی تغییر می‌کند، جایی که معمولا در آن بازیکن قدرتمند می نشیند، وسط کنفرانس می‌گیرد:

نکات مربوط به صندلی ویژه نجات دهنده

بنابراین، این ها نکات در سطح کارشناسی من هستند و تنها در صورتی کارآمد هستند که واقعا می خواهید جدی باشید. این چیزی است که باید به خاطر داشته باشید:

مجاورت نشانه‌ی موافقت است: انسان‌ها نمی‌توانند در این مورد کاری کنند. ما فکر می‌کنیم که اشیا کنار هم به هم متصلند. اگر کنار کسی بنشینید، اغلب به طور ناخودآگاه به ایده های آنها گره می خورید. آیا کسی هست که زیاد حرف می زند؟ نزدیک آنها ننشینید. آیا کسی را دارید که اغلب با آن موافق هستید؟ نزدیک آنها بنشینید!

خوشامد گوینده باشید: همیشه، همیشه سعی می‌کنم یک صندلی روبروی در بنشینم. چرا؟ زیرا هرکس وارد اتاق می‌شود، لبخند می‌زنم و به او خوشامد می گویم. این یک روش شگفت انگیز برای ایجاد یک حس اولیه برای کسی‌ست که قبلا شما را ملاقات نکرده است. راه خوبی برای کنترل قدرت و صمیمیت در میان افراد است.

ارائه بازی را عوض می کند: اگر جلسه یک پرزنت و نمایش اسلاید باشد، می تواند بازی را کمی تغییر دهد. سعی می کنم صندلی‌ای را انتخاب کنم که بهترین دید را بر اسلایدها و مجری داشته باشد. این کار به این دلیل است که راحتی و توانایی شما برای دیدن نمایش ممکن است مهمتر از موقعیت شما در اطراف میز باشد – به خصوص اگر ارائه بحث زیادی نداشته باشد.

اما میز گرد چطور؟!

میزهای گرد عالی هستند! نشستن دور یک میز گرد به داشتن ارتباط چشمی بهتر و برابر کمک میکند. تنها مشکل میز گرد این است که بازیکن قدرتمند، اگر وجود داشته باشد، موقعیت جایگاه جدید را دیکته می‌کند. شخص روبروی رییس همیشه روبروی بازیکن قدرتمند است، متفقین همیشه سمت چپ و راست هستند و وسطی ها بقیه صندلی ها را پر می کنند. کدام صندلی را انتخاب می کنید؟ هر کدام را که انتخاب می کنید، عاقلانه انتخاب کنید! صندلی شما بیشتر از آن که فکر می کنید اهمیت دارد.