اصول تماس ویدئویی موضوع این مقاله از هاو کن یو است. با گسترش استفاده از تماس های ویدئویی و البته کاربردی بودن این راه ارتباطی که با سهولت هر چه بیشتر با نرم افزار ها و اپلیکیشن های مختلف قابل استفاده است می طلبد که قوانین و اصولی که در برقراری این راه ارتباطی باید رعایت کنید را با هم اینجا در هاو کن یو مرور کنیم.

تماس ویدئویی یکی از پیشرفت های تکنولوژی در رابطه با تماس بین افراد است. این روزها اپلیکیشن های مختلفی برای برقراری تماس ویدئویی بین افراد وجود دارد و می توان با کسی که هزاران مایل با ما فاصله دارد تماس ویدئویی برقرار کرد و رو در رو سخن گفت.

این پیشرفت مهمی است که تا همین سی سال پیش باور آن سخت بود. تماس های ویدئویی در کسب و کار هم انقلاب به وجود آورده اند و به ما اجازه می دهند تا با همکاران یا حتی مشتریان خود در تماس باشیم و حتی وقتی در استراحت و لب دریا به سر می بریم، کسب و کار خود را ادامه دهیم. اما از آنجا که هیچ چیز تکنولوژی بی نقص نیست، تماس های ویدئویی هم مشکلات خاص خود را دارند که می توان با پیروی از قواعد طلایی آنها را بر طرف نمود. ما در این مقاله تصمیم گرفته ایم آنها را با شما در میان بگذاریم. با ما همراه باشید.

یک (دعوت)Invite  کامل ارسال کنید

دعوت برای تنظیم حالت و لحن مکالمه ویدئویی بسیار مهم است. در تماس های ویدئویی، دعوت باید شامل جزییات زیر باشد و شما باید این موارد را عایت کنید:

  • زمان جلسه گفتگو
  • هدف از جلسه
  • اپلیکیشن یا نرم افزاری که مورد استفاده است (اسکایپ، گوگل هنگ اوت و …) و دستور العمل هایی در مورد نحوه ی دسترسی به خدمات یا دانلود برنامه در صورت نیاز – لینک ها در اینجا همیشه بسیار کمک می کنند.
  • یک شماره تلفن
  • جزییات کامل برنامه ی جلسه تا افراد از آن با خبر باشند. این به ویژه وقتی ارتباط فردی در جلسه قطع می شود مهم است.

دعوت شما پیوستن به جلسه را برای حظار جلسه تا جای ممکن ساده می کند و باید نیازهای افرادی را که مشکلات فنی دارند پیش بینی کند.

ارسال دعوت برای برقراری تماس ویدئویی

اگر شما کسی هستید که برای مکالمه ویدئویی دعوت شده اید باید مسئولیت آن را هم بپذیرید. حتما مطمئن شوید که تمام اطلاعات دعوت را به عنوان یکی از حاظران جلسه دارید. این بسیار مهم است که حتما نرم افزار لازم را داشت باشید و آماده باشید. نرم افزار مورد نظر را دانلود کنید و زمان کافی برای تست آن صرف کنید تا هنگام وارد شدن به جلسه مکالمه ویدئویی در رابطه با دوربین و میکروفون مشکلی نداشته باشید.

راهنما های ویدئویی زیادی برای استفاده حرفه ای از هر یک از این اپلیکیشن ها وجود دارد و می طلبد که قبل از استفاده از این اپلیکیشن ها و نرم افزار ها با دوستان و آشنایان به صورت تست از آن ها استفاده و با تمامی امکانات و کارکرد های آن ها آشنا شوید.

 

عکس العمل فوری داشته باشید

همانطور که می دانید وقت شناسی در هر جلسه ای مهم است اما وقتی می خواهید در جلسات ویدئویی شرکت کنید اهمیت بیشتری می یابد – مخصوصا اگر رهبر تماس ویدئویی باشید!

با اینکه سایر مقرراتی که در این فهرست به شما معرفی کرده ایم به شما کمک می کند آمادگی خود را افزایش دهید و دچار مشکلات فنی نشوید اما همیشه موانع اجتناب ناپذیری وجود دارد. وقت کافی صرف کنید تا از این موانع عبور کنید تا از اینکه وقت کافی برای انجام کارها در جلسه دارید مطمئن بود و خیالتان راحت باشد. ما قبل تر در رابطه با آموزش وقتشناسی مقاله ای منتشر کردیم که برای پروراندن این مهارت می توانید به مقاله زیر رجوع کنید.

[su_button url=”http://www.howcanu.com/communication/%DA%86%DA%AF%D9%88%D9%86%D9%87-%D9%88%D9%82%D8%AA-%D8%B4%D9%86%D8%A7%D8%B3-%D8%A8%D8%A7%D8%B4%DB%8C%D9%85/” target=”blank” style=”soft” background=”#c55a32″ color=”#141312″ size=”5″ wide=”yes” icon=”icon: backward” icon_color=”#ffffff” text_shadow=”0px 0px 0px #000000″]چگونه وقت شناس باشیم؟ ۸ عادت افراد وقت شناس [/su_button]

مکان گفتگو و اتصال اینترنت را در نظر داشته باشید

وقتی دعوت می فرستید یا دعوت دریافت می کنید اول به این فکر کنید که کجا قرار است این دعوت برای برقراری تماس را دریافت کنید. خواه در دفتر کار، در خانه و یا در جاده باشید باید مکانی پیدا کنید که حتی المکان آرام باشد و ارتباط اینترنتی با کیفیت و با سرعت  خوبی داشته باشد.

اگر سگ یا حیوان خانگی دیگری دارید او ر اباید از داخل اتاقی که می خواهید در جلسه ویدئویی شرکت کنید بیرون کنید و یا اگر در مسافرت هستید باید به اتاق هتل خود زودتر برگردید. اگر در جاده هستید پیدا کردن مکان عالی و بی نقص همیشه آسان نیست. خوشبختانه در گوشه های جاده ها همیشه جاهای خلوت و دنجی پیدا می شوند. اگر برقراری تماس های ویدئویی در جاده ها برایتان مکرر اتفاق می افتد بهتر است یک شرکت خوب برای دریافت خدمات اینترنت بیسیم پیدا کنید.

دوربین و میکروفون خود را قبل از برقراری تماس چک کنید. گاها شما با کثیف شدن لنر دوربین و یا مشکل در میکروفون مواجه می شود که برای مورد دوم استفاده از یک هدفون و یا هدست توصیه می شود و برای مورد اول، تمیز کردن لنز یک امر ضروری است.

شرایط محیطی را در نظر بگیرید

برای انتخاب مکان برقراری تماس مد نظر داشته باشید که در ابتدا ضمن اینکه پشت به نور نیستید، محل شما هم از نور خوبی برخوردار است. اگر از گوشی های همراه برای برقراری تماس ویدئویی استفاده می کنید بهتر است از یک استند یا پایه برای قرار گیری گوشی استفاده کنید و این تماس را با در دست داشتن گوشی همراه در دست انجام ندهید.

بهتر است محلی را برای برقراری تماس ویدئویی انتخاب کنید که بکگراند خوبی را برای واضح بودن صورت شما برای شما و سایرین مهیا کند.

[su_button url=”http://www.howcanu.com/communication/%D9%87%D9%86%D8%B1-%D8%AD%D8%B1%D9%81-%D8%B2%D8%AF%D9%86-%D9%88-%D8%B4%D9%86%DB%8C%D8%AF%D9%86/” target=”blank” style=”soft” background=”#3294c5″ color=”#141312″ size=”5″ wide=”yes” icon=”icon: backward” icon_color=”#ffffff” text_shadow=”0px 0px 0px #000000″]چگونه خوب صحبت کنیم و خوب بشنویم؟ [/su_button]

حواستان به عوامل پرت کننده حواس باشد

یک راه برای کاهش عوامل پرت کننده حواس این است که مکانی دنج و خلوت پیدا کنید. اما حین برقراری تماس ویدئویی به چیزهای دیگر هم باید توجه داشته باشید – حیوانات خانگی، جارو برقی، سر و صدای خیابان، صدای تایپ کردن و زیورآلاتی نظیر النگو و ساعت مچی همه می توانند سر و صدا ایجاد کنند و باعث مختل شدن گفتگوی ویدئویی تان گردند. خلاصه حواستان به این چیزها باشد.

دقت کنید که صورت شما تا جای ممکن در مرکزیت تصویر باشد و خیلی حرکات اضافی نداشته باشید.

دور و برتان را تمیز و مرتب کنید

 

هم دور و برتان هم دسکتاپ کامپیوترتان را. اول، حتما مطمئن شوید که فضای پشت سرتان محیط حرفه ای باشد و حواس حظار جلسه را پرت نکند. دسکتاپتان را هم جمع و جور و مرتب کنید چون ممکن است طی جلسه کسی از شما درخواست کند صفحه کامپیوترتان را به اشتراک بگذارید. بنابراین باید حرفه ای و مرتب باشید تا مشکلی پیش نیاید. هیچ آیکون شخصی را روی دسکتاپ نداشته باشید همچنین همه سایت های فروشگاه های آنلاین را هم ببندید.

سایر نکات

  • در برقراری تماس ویدئویی و حتی صوتی مد نظر داشته باشید که ممکن است با تاخیر دریافت و ارسال تصویر و صوت خود مواجه اشید پس همیشه پاسخ های خود را با کمی تامل و صبر مطرح کنید و صبر کنید تا مطمئن شوید مخاطب شما جمله خود را به پایان رسانده است.
  • در تماس های ویدئویی با توجه به نکته بالا بحث و پریدن وسط جملات معنایی ندارد و ارتباط شما را درهم و پیچیده می کند
  • در صورت در دسترس داشتن بهتر است از دوربین های با کیفیت تر برای برقراری تماس استفاده کنید در غیر این صورت پیشنهاد ما استفاده از تماس های صوتی به جای تصویری است.
  • تماس های تصویری شارژ برقی زیادی از شما مصرف خواهند کرد پس حواستان به شارژ گوشی باشد و در صورت نیاز شارژر را در دسترس قرار دهید.
  • قبل از برقراری تماس زاویه و دوری یا نزدیکی لپ تاپ یا گوشی را تنظیم کنید و خیلی دور از تصویر قرار نگیرید چرا که از کیفیت تصویر شما کاسته خواهد شد.
  • فریم را به گونه ای تنظیم کنید که نیم تنه در وسط تصویر قرار بگیرد
  • سایر اپلیکیشن ها که ممکن است نوتیفیکیشن در تماس شما بیاندازند را قطع کنید تا مزاحمت صدایی ایجاد نکنند.
  • شمرده ، آرام و واضح صحبت کردن را در دستور کار خود قرار دهید.
  • لباس مناسب را با توجه به نوع  و مخاطب تماس ویدئویی انتخاب کنید.